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电算环境记账凭证输入格式设计与数据库设计

2021-02-24 11:03上一篇:没有了 |下一篇

  记账凭证是根据经过审核无误的原始凭证填制的。可以分为三种:收款凭证、付款凭证和转账凭证;也可以分为五种:银收、银付、现收、现付和转账凭证。对于经济业务量不大的单位,可以采用转账凭证一种形式,但如果是通用会计核算软件,则应分开考虑。
  为了保证输入处理的直观性、方便性与准确性,设计一个清晰、美观的输入屏幕画面不但可以降低操作的差错率,而且也能够提高输入效率。记账凭证的屏幕格式一般可设计成跟手工凭证一样的格式,并至少应包括以下内容:
  1.日期:首先显示当日系统日期,若不需要修改,用回车键确认,否则键入日期。
  2.凭证号:从凭证号文件中调出后,由系统自动增加。
  3.凭证类别:有默认值,允许用户选择。最好有校验功能,如收付款凭证中必须有现金或银行存款科目,收款凭证借方和付款凭证贷方必须有现金或银行存款科目等。
  4.摘要:可直接输入汉字,或者输摘要码,自动产生摘要。也可将摘要内容中有关单位或个人的名称单独划出,另列一户名栏,以便于查询。
  5.借、贷方科目代码:要能弹出科目表窗口,允许用户选择。
  6.借、贷方科目名称:根据代码自动生成。
  7.金额:操作员逐笔输入。
  8.合计:可直接输入或由机器自动计算产生,直接输入合计数的好处是进行了一次总量校验, 即将系统计算的合计数据核对。这对一个应用系统是十分必要的。
  9.审核记号:为安全起见,没有审核的凭证是不能记账的。
  10.记账记号:可记录该凭证在总账中的记录号,或简单的用一个逻辑值判断是否入账。
  11.操作员、审核员、记账员、会计员、收款员等:为明确责任必须记录,操作员与审核员不能是同一人。
  以上是最基本的项目,为方便设计,也可加入一些其它信息,如原始单据号等。
  电算化凭证与手工凭证有很大不同。手工处理时,当出现一借多贷、一贷多借或多借多贷在一张凭证中记录不下时,则在凭证编号中可采用:XXX-1,XXX-2或者1/N,2/N(XXX为凭证号,N为本笔业务的凭证总数)。
  而在电算环境下,没有必要这样处理,虽然在屏幕上可以仅保留五至八行供接收数据用,但当一屏幕接收不下时,可以采用翻页或滚屏技术,使得一张凭证实际能够接收的记录数据是无限制的。
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