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登记会计账簿的规则和要求

2020-03-30 00:00上一篇 |下一篇

在每次启用新的账簿时,应遵守以下规定:
1.填写"账簿启用表",写明单位名称、账簿名称、账簿页次、启用日期、会计主管人员签章等。
2.填写账簿扉页上的"经管人员一览表"(活页账和卡片账-般在装订成册后填列),填明记账人员姓名、职务、接管日期、移交日期等有关事项,并签名盖章,以示负责。
3.订本账在启用时应写明页数和编号;活页账启用时,应编制账户目录,并注明每个账户的编号、名称和分页号。为了便于查阅,也可在每一个账户所在位置的***页,贴上写明账户名称的口条纸卡。
新年度开始使用新账簿时,除按规定办理启用手续外,还应把上年度各账户的"年末余额"转记到新账簿中该账户***页的***行,并在摘要栏中注明"年初余额"字样。
登记会计账簿的规则和要求
账簿启用后,就可以用来记账了。账簿是企业的基本财务信息资料库,又是编制会计报告的主要依据,因此账簿的登记必须做到内容完整、科目正确、摘要简明清楚、数据明确真实、字迹工整易认,并且不错记、不重记、不漏记。账簿的连记必须严格遵守以下规则:
1.为了使账簿记录保持清洁和防止篡改,记账时不得使用铅笔和圆珠笔(复写账页除外),必须使用蓝色或黑色墨水书写。红色墨水只用于划线、改错和冲账以及表示余额为负时使用。
2.账簿必须按照规定的页次连续仔记.不得隔页跳行。万一发生隔页跳行,也不得撕毁账页(特别是订本账),而应在空白处用红线对角划掉,注明"作废"字样,并由记账人员签名盖章,以示负责。
3.为了保证账簿记录的正确性和合法性,记账前必须对会计凭证进行严格的审核,根据正确无误的会计凭证登记账簿。为了便于对凭证及账簿进行查阅和相互核对,应将会计凭证的编号记在会计账簿的"凭证字号"栏内,同时在记账凭证上注明过入账簿的页次(也可以用"√"号代替),表示已经登账。
4.为了保持账簿记录的连续性和衔接性,同时减轻月末结账的工作量,在每一张账页登记完毕时,应在账页的最末一行,加计出自本月1日开始到该笔为止的借、贷方发生额和余
额,并在摘要栏注明"过次页",同时,在新开账页的***行登记由上页转入的借、贷方发生额及余额,并在摘要栏内注明"承前页"的字样。
5.登记账簿应当及时、正确,一般应做到日清月结。日记账应逐日逐笔进行登记,分类账也要逐日或每隔若干天登记一次,不得拖延。文字和数字应紧挨底线书写,不要写满,写
到中线附近为宜。
6.记账后如发现有错误,应根据具体情况,按规定的方法进行更正。不得刮擦、挖补、涂改或用褪色药水更改字迹。
更正错账的方法
应该尽量避免账簿记录中发生错误,但要完全避免发生错误是不可能的。账簿记录中发生的错误是多种多样的。有的凭证没有错,登账却错了;有的由于凭证错误而导致记账错误;有的是科目记错;有的是摘要或金额记错;有的是记账错误;有的是合计错误。账簿记录中的错误一经发现后,应立即更正。账簿记录错误的更正是一件非常严肃的事情。为了明确责任,也为了防止出现舞弊行为,必须按照严格的程序和规定的方法来进行更正。由于错误发生的具体情况不同,更正的方法也不一样。一般有以下几种更正方法:
(一)划线更正法
划线更正法,就是把账簿记录中错误的文字或数字用红线全部划去,然后再在上面用蓝字写上正确的文字或数字,再由记账人员在更正处盖章,以示负责。这种方法就称为划线更正法,也叫红线更正法。用这种方法,划线时,对于注销的数字,应全部一并划去,而不应只划去其中错误的部分。划线后,原字迹应能够清晰可辨,以便事后查考。
划线更正法适用于记账凭证没有错误,只是账簿记录有错的情况。例如:某单位会计人员刘-珠,把1234.56误写为1243.56,应把1243.56用红线划去,然后在上面写上正确的
1234.56,再在更正的地方盖上刘-珠的印章。
(二)红字更正法
所谓红字更正法,就是用红字编制一张记账凭证,以冲销原来错误的凭证记录,因而叫红字更正法,又叫赤字冲账法或红笔订正法。
这种方法适用于记账凭证有错误,且由于记账凭证有错误而导致账簿记录也有错误的情况。红字更正法一般可用于以下两种情况:
1.记账凭证的会计分录做错科目,导致账簿记录中记错账户。这时,应用红字编制一张内容与原记账凭证完全一样的凭证,冲销原有错误记录。然后再用蓝字编制一张正确的记账凭证,重新登记入账。
例6-1:某工厂从外地购进一批原材料1000元,记账凭证误记为:
借:包装物1000
贷:银行存款1000
发现这个错误后,应用红字编制一张内容一样的记账凭证,在摘要栏内注明"更××号错误凭证"字样,据以入账,以冲销原错误记录。然后再用蓝字编制一张正确的凭证,据以入账。会计分录为:
借:原材料1000
贷:银行存款1000
2.记账凭证上所作会计分录中使用的会计科目,以及登账时所记的账户都没有错,但金额却都记错了,并且被错记的金额大于正确的金额。这时,也可以与前例一样,用红字编制一张内容与原记账凭证完全一样的凭证,冲销原有错误记录。然后再用蓝字编制一张正确的记账凭证,重新登记入账。但这种情况由于科目完全正确,只是数字记大了。更正方法可以简化:编制一张会计科目完全一样,但金额用红字填写、且数字为超过正确数的差额的记账凭证,然后据以入账,这样就把错误的数字调整为正确的数字了。
例6-2:某工厂以银行存款归还购料欠款10000元,误作下列分录:
借:应付账款100000
贷:银行存款100000
这张凭证已经入账。随后发现这笔分录会计科目完全正确,但金额应是10000元,错记为100000元,多记了90000元。发现这个错误后,应将多记的金额用红字作如下分录:
借:应付账款90000
贷:银行存款90000
(三)补充登记法
根据会计凭证登账后,如发现会计分录其他部分没有错,只是金额错了,且所记金额少于应记金额,属于这种情况,就可以采用补充登记法来更正(如所记金额大于应记金额,则应用红字更正法)。补充登记法的具体作法是:按少记的金额编制一张其科目与原记账凭证一样的记账凭证,并在摘要栏内注明"更正×号凭证"字样。然后据以入账,就在账簿上补记了少记的金额,把错误记录更正了过来。
例6-3:某工厂从外地购进一批原材料1000元,货款未付。会计分录误记为:
借:原材料100
贷:应付账款100
这笔分录所记的科目及方向都没有错,只是1000元误记为100元。发现这个错误后,应用蓝字编制一张金额为900元的记账凭证,在摘要栏内应注明"更正××号错误凭证"字样:
借:原材料900
贷:银行存款900
然后据以入账,这样在账簿上补记了少记的金额,就把错误记录更正了过来。
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